Se puede definir la renta o salario en especie, como el uso, consumo u obtención de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o a precio inferior de mercado para fines particulares, aunque no supongan un gasto real para quien los conceda. En palabras más sencillas, sería la entrega al trabajador por parte de la empresa de un servicio o un bien sin cobrarle por ello. Dentro de este concepto podemos incluir productos de la empresa gratuitos, o a precio rebajado, puestos a disposición de los trabajadores.
Sería el caso, por ejemplo, de una empresa que pone a disposición del trabajador un automóvil (vehículos de empresa para uso particular del trabajador), participación en actividades formativas, la cesión de una vivienda para uso particular del trabajador e, incluso, las cestas de navidad, el pago de un seguro médico a sus trabajadores, la implantación de un servicio de comedor en sus instalaciones, la concesión de un préstamo a un tipo de interés inferior al tipo legal del dinero, etc…
También hay que tener en cuenta que no se consideran rentas o salarios en especie:
- Las cantidades destinadas a la actualización, capacitación o reciclaje del personal empleado, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo, aun cuando se presten por un tercero especializado en ello.
- Las primas o cuotas satisfechas por la empresa en virtud de contrato de seguro de accidente laboral o de responsabilidad civil del trabajador.
- Las ayudas para promocionar el uso de nuevas tecnologías.
- Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en cantinas o comedores de empresa o economatos de carácter social, siempre que se produzca en días hábiles para el trabajador y ese día no se devenguen dietas por desplazamiento.
- Las cuotas o primas por seguros de enfermedad del trabajador, su cónyuge y descendientes, siempre que las primas de cada uno no exceda de 500 euros anuales. El exceso se considera tributable.
«La renta o salario en especie es la entrega al trabajador por parte de la empresa de un servicio o un bien sin cobrarle por ello»
Las retribuciones en especie suponen, por tanto, un ingreso para el trabajador y, por tanto, deben tener un valor que se refleja en la nómina. Para valorar estas retribuciones debemos atenernos al reglamento del IRPF, siempre teniendo en cuenta que el importe del salario en especie no puede exceder del 30% del total de las percepciones del trabajador.
Sobre el valor de la retribución en especie debe practicarse un ingreso a cuenta, que funciona del mismo modo que las retenciones. Ese ingreso se imputa al trabajador. Corresponde a la empresa calcularlo e ingresarlo en la Agencia Tributaria en el modelo 111, junto con el resto de retenciones e incluirlo también en el modelo 190, de manera que el trabajador puede ver las cuantías reflejadas en sus datos fiscales para hacer la Declaración de la Renta.
Además de al trabajador, a la empresa también le interesa conocer cómo se valoran las rentas en especie a efectos de su inclusión en la base de cotización de sus trabajadores. En general, deberá cotizar por esas rentas según su valoración a efectos de IRPF. Según la tipología, nos podemos encontrar con la siguiente casuística:
- Vehículo (cesión de uso o utilización). Si su empresa cede el uso de un coche de empresa a un trabajador y éste lo utiliza para fines particulares, deberá imputarle una retribución en especie. En general, el importe a cotizar cada mes será una doceava parte del 20% del valor del coche (IVA e Impuesto sobre Matriculación incluidos). Esta valoración es totalmente independiente de los años de utilización del vehículo, dado que la ley no establece ningún límite temporal en la imputación de dicho porcentaje.
- «Esos bienes o servicios entregados deben ser usados para fines particulares».
- «En general, las rentas en especie cotizan por la totalidad de su importen».
Esta cotización anual del 20% del valor del vehículo debe realizarse sobre la proporción de los días en que dicho vehículo se ha usado de manera particular. Es decir, es matiz fundamental para que se considere renta en especie el que el bien o servicio sea usado para fines particulares. En este caso, si el vehículo sólo y exclusivamente se usa para fines laborales, no se computa como renta en especie; en el extremo contrario, tendríamos el vehículo sólo y exclusivamente utilizado para fines particulares, por lo que se computaría totalmente como renta en especie; si se utiliza al 50% entre usos laborales y particulares, habrá que tener en cuenta dicha consideración a la hora de calcular la cotización correspondiente. Es decir, ese 20% se imputa cuando la utilización privada del vehículo es total. Si hay un uso mixto (es decir, si el empleado utiliza el vehículo para fines privados pero también para usos de la propia empresa), sólo debe computarse como retribución en especie la parte de utilización privada.
En este sentido, y para una correcta y adecuada partición del uso privado y del uso laboral, se suele aceptar el criterio de los días laborales en el año, considerando que el uso realizado en días laborales corresponde a un uso no privado, y el uso realizado en días no laborales corresponde a un uso privado.
Finalmente, también hay que considerar que el puesto de trabajo del empleado permite defender que hay un uso empresarial del vehículo (por ejemplo, comerciales que visitan a clientes durante el día y después se llevan el coche a casa). En el caso de que el vehículo se entrega a un directivo que sólo lo utiliza para desplazarse desde su domicilio al trabajo, deberá computar como retribución en especie el 100% de utilización, dado que los desplazamientos del domicilio al trabajo y viceversa entran dentro del uso privado del vehículo.
- Vehículo (entrega de la propiedad). Su valoración debe ser el coste de adquisición, incluyendo impuestos.
En el caso de la utilización o entrega de vehículos automóviles, la valoración resultante se podrá reducir hasta en un 30% cuando se trate de vehículos considerados eficientes energéticamente, en los términos y condiciones que se determinen reglamentariamente. - Vivienda. Si su empresa es propietaria de la vivienda, deberá cotizar por una doceava parte del 10% del valor catastral del inmueble (o del 5% si dicho valor se ha revisado después de 1994).
- Alquiler de vivienda. Si empresa paga el alquiler de una vivienda para ceder el uso a sus trabajadores, deberá cotizar por la totalidad del importe.
- Préstamo con tipos de interés inferiores al legal del dinero. En este caso, la valoración será igual a la diferencia entre el interés pagado por su trabajador y el tipo de interés legal del dinero vigente en cada momento. Para el año 2016, el tipo de interés legal del dinero queda fijado en el 3%, y el tipo de interés de demora en el 3,75%.
- Si se entregan importes en metálico o abonan cheques para que sus empleados adquieran determinados bienes (como por ejemplo si les paga el billete del tren o si les entrega cheques restaurante), si satisface primas de seguros, o si realiza contribuciones a planes de pensiones, deberá cotizar por el coste que hayan tenido esas rentas. Lo mismo ocurrirá si les entrega acciones de su propia empresa.
- Si se concede algún bien o servicio del que se va a beneficiar más de un empleado, se deberá cotizar por el coste medio. Es decir, deberá dividir el coste total que supone para su empresa la prestación del servicio entre el número de perceptores.
- Los centros educativos que escolaricen a los hijos de sus empleados a un precio inferior al de mercado deberán valorar una renta igual al coste marginal que suponga dicha escolarización. Es decir, deberán cotizar por el coste añadido que deban soportar por la enseñanza de ese alumno de más.
- En los casos de manutención, hospedaje, viajes, primas o cuotas de seguros en general, gastos de estudio y manutención del empleado y sus familiares, y similares, se cotizará por el coste para el pagador, con impuestos incluidos.
